项目验收是项目管理过程中非常重要的一个环节，它是确保项目交付符合质量要求的最后一道关口。为了确保项目验收的结果被有效记录和传达，可以采取以下几个步骤：
制定验收标准：在项目启动阶段，明确制定项目验收标准，包括产品或服务的质量要求、功能需求、性能指标、交付物的规格等。验收标准应该具体明确，可衡量和可验证。
编制验收计划：在项目执行过程中，制定详细的验收计划，包括验收时间、验收地点、验收人员、验收方法和评估指标等。验收计划应该与项目进度和里程碑相匹配，确保及时进行验收。
实施验收过程：在项目完成后，按照验收计划进行验收过程。可以采用多种方法进行验收，如现场演示、功能测试、性能测试、文件审核等。验收人员应该具备相关的专业知识和经验，能够准确评估项目交付物是否符合验收标准。
记录验收结果：在验收过程中，及时记录验收结果。可以使用验收报告、验收记录表、会议纪要等形式进行记录。验收结果应该包括项目交付物的具体情况、符合程度、存在的问题和改进意见等。
传达验收结果：验收结果应该及时传达给相关的利益相关方，包括项目发起人、项目团队成员、合作伙伴等。可以通过会议、报告、邮件等方式进行传达。传达的内容应该包括验收结果的总结、存在的问题和风险、改进措施等。
需要注意的是，为了确保项目验收的结果被有效记录和传达，应该建立一个良好的沟通机制和信息管理系统。及时、准确地记录和传达验收结果，有助于项目管理者了解项目的实际情况，及时采取措施解决问题，提高项目的质量和效果。