小区业主管理制度

　　为迎接新业主入住,便于工作人员积极、有序地开展工作,本单位特制订以下管理制度。

　　一、入住前的准备

　　1.物业服务管理部在业主入住前一个月制订入住工作计划,该计划中应明确业主的入住时间、负责入住工作的人员及其职责、入住手续、入住过程中使用的文件和表格。入住工作计划应由管理处主任批准。

　　2.综合部应提前一个月向业主发出入住通知单,详细说明需业主准备的证明材料、需业主填写的表格、办理入住手续的`程序。小区办理入住手续的工作现场应张贴入住公告和明确的指示标识,并指定专人负责业主办理入住手续时的各类咨询和引导。

　　二、入住时的审查登记

　　1.综合部应建立入住登记表,对业主提交的入住通知书进行查验,确认无误后收取入住通知书,在入住登记册中注明。

　　2.给入住申请人发放的资料应包括入住说明、住户手册、住户公约、管理协议、预交费用标准、装修须知、住户登记表、装修审批表、验收交接表,这些发放的资料应在入住登记册中由业主签收,或由管理人员注明。

　　3.提供给业主的入住说明中应明确由业主填写并提交的资料,这包括身份证、工作证复印件、业主登记表、购房合同的正本及复印件、已签署的住户公约、管理协议等。

　　4.工作人员应当对业主的资料进行审核验证,其验证的内容应当包括表格填写是否完整、正确和清晰;公约和管理协议是否已签署;身份证明文件与购房合同及业主登记表是否一致。

　　5.所有手续审查通过后,入住管理员可收取购房合同复印件、业主登记表、住户公约、管理协议各一份,并在入住通知书中注明签收。

　　三、预交费用

　　1.物业财务部根据国家和政府的法规及开发商或业主委员会的规定,收取各项费用,并开具相应票据给业主。其费用项目包括预交管理费、装修保证金及清运费等。

　　2.物业财务部应当建立费用登记表,对费用交纳完毕的业主做好详细记录。

　　3.以上的手续办理完成后,物业管理服务部工作人员应当及时查验入住登记表及已签署的管理协议和各项收费票据,然后向业主发放钥匙,约定验收房屋的时间和方式。

　　4.物业管理服务部工作人员应与业主一起验收登记水、电、气表的底数,双方在验收交接表上签字确认。验收过程中,双方确认需维修的事项则应当及时通知相关部门处理。