一、 目的
为进一步规范服务标准，树立良好的企业形象;为保证公司通信渠道的畅通，确保信息的及时传递，提高效益，减少失误，特制定员工电话使用制度。
二、适用范围
本制度适用于公司全体员工。
三、电话(办公固定电话)
(一)、拨打电话
1.打电话的时间应尽量避开上午8点前、晚上6点以后的时间，还应避开晚饭时间、午休时间。电话交谈持续时间不宜过长，事情说清楚就可以了，一般以3-5分钟为宜。
2.通话之前应核对对方公司或单位的电话号码、公司或单位的名称及接话人姓名。写出通话要点及询问要点，准备好在应答中使用的备忘纸和笔，以及必要的资料和文件。
3.拨打电话先说明自己是谁，公务电话要同时报出你的公司及部门名称，然后再提一下对方的名称;应说明拨打电话的内容，且用语应礼貌、规范、简洁、扼要。
4. 使用电话时严禁在电话上闲谈;不允许使用公司电话打私人电话。
(二)、接听电话
1.标准用语
(1)公司前台服务人员的统一用语：“您好!香港俏妈妈，有什么可以帮到您?”
(2)直接面对外部客户的部门的统一用语：“您好!香港俏妈妈**部门，我是。”
(3)面对公司内部职能部门统一用语：“您好!**部门，我是。”
(4)接听电话时，不允许说一些低级的词语或一些不礼貌的语句;不准用粗鲁的语气叫人，应先说出职位(总经理、经理、主任、师傅、主管、小姐、先生)。
(5)接听时。一般由专门人员接听，新员工对企业情况知之不多，不要抢接电话，以免一问三不知，给客户留下不良印象。
2.接听电话的规范
(1)在电话响三声接听电话，超过三声接通应致歉“对不起，让您久等了”。
(2)接听电话时应保持端正的姿态，不得吃东西、喝水、嚼口香糖等，不得出现一些影响正常交谈的动作。
(3)在接听电话过程中，要仔细聆听对方的讲话，并及时应答，给对方以积极的反馈;通话不清楚或听不明白时，要马上告诉对方。
(4)声小时。对方说话声小，不能大声叫嚷，而要有礼貌地告诉对方,“对不起，声音有点小。”
(5)中断时。通话中突然中断，应该立即挂上电话，再次接通后要表 示歉意，并说明原因。
(6)接听到客户的电话避免客户在电话中等候的处理原则：
①告知客户预估时间(1分钟之内的)，让客户选择等待或稍后回复;
②如预估时间可能超过1分钟，让客户留下电话，稍后给回复;最好不要让客户在电话中等待的时间超过1分钟。
(三)、代接和转接电话
1.原则上接到不属于自己分管的业务电话，最好不要擅自做主回答问题，让对方选择留下姓名和联系方式，转给处理该项业务的同事，请他给客户回电话，解决问题。
2.如果对方请你代转电话，应弄明白对方是谁，要找什么人，以便与接电话人联系。此时，请告知对方“稍等片刻”，并迅速找人。
3.通话时。通话时如果有其他客户进来，不得置之不理，应该点头致意。如果不放下话筒喊距离较近的人，可用手轻捂话筒或按保留按钮，然后再呼喊接话人。
4.转接电话的规范：
(1)不要让顾客等太久;
(2)假如要让顾客等待，一定要先致歉，告诉对方要等多久，提供选择;
(3)假如处理需要时间，可以建议选择“再回电”或其他;
(4)在转接之前先记录下来电者的电话;
(5)假如等候的时间过长，每20秒再问是否还要继续等;
(6)转接过去时：“谢谢您的等待”。
5.如果要接电话的人不在，应为其做好电话记录，记录完毕，最好向对方复述一遍，以免遗漏或记错。
(四)、接听投诉电话
在处理顾客投诉时，以倾听顾客抱怨的方式来稳定顾客情绪;并尽快将电话转接到有经验的主管或经理来处理。
(五)结束语
谈话结束，表示谢意(“感谢您的致电，再见。”、“谢谢，再见。”，等待对方先挂电话。
四、本制度于发布之日起实施，若有遗缺，再行补充。
电话登记表
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