第一节 档案资料管理方案
随着建筑设计高科技专业化的发展, 信息成为管理资源中的重要 因素,为此思兰雅苑物业管理的档案建立与管理, 必须采用先进的管 理技术,通过档案的集中化、有序化、信息化的科学程序,对物管区 域内所有物业管理与服务项目,从主体到配套,从建筑到环境,从硬 件到软件等,都建立相应的管理档案,并牢固树立档案管理财务观、 资源观和服务观,使档案材料的管理真正为管理服务。
档案资料管理,设档案管理员一人,有一定档案资料管理经验, 精通电脑操作,工作责任心强。
一、档案资料管理运作流程 收集——整理——归档——利用
1、档案资料的收集:
( 1)设立档案资料室,采取系统化、科学化、电脑化的先进手 段,由专职档案管理员,建立相应的管理制度,对所有的档案资料进 行严格管理。
(2)资料的收集,坚持内容丰富的原则,根据实体资料和信息 资料的内容,以实际工作需要出发。信息资料的来源渠道;规划设计 到工程竣工验收的全部工程技术,维修资料;物业构成的方面,到房 屋主体,公共设施,小到一树一木全有详细的资料。
2、资料的分类整理:收集的所有信息资料,统一由档案管理员
集中整理、分类。整理的重点是去伪存真,根据资料信息的来源,内 容,表现形式的特点,做到条理清晰,分类合理
二、档案资料的分类
三、资料的归档管理
(1) 归档就是根据资料本身的内存规律、联系进行科学的分类 与保存。根据实际需要,思兰雅苑的资料归档由管理处保存,如:录 像带、胶卷、照片、图景等档案按不同的业务性质编号,造册,编辑 并分柜保存,运用计算机的先进管理手段,尽可能把其他形式的档案 资料转化为电脑储存,便于查找和调用。
(2) 档案的出室、入室都有严格规定,出室必须具备资格的人 员经登记后方可借出,入室时,须由专人检查,如有破损,立即修复, 并视情追究有关人员的责任。档案管理员需及时收回在外的文件资 料,严防丢
失。
(3)档案管理环境必须做好三防工作,即防火、防潮、防变质。 四、档案资料的运用:充分发挥档案资料的储存和使用价值,所有管 理处资料,如住户资料、装修资料、财务状况等,随时可以查阅调用, 便于工作的监察和检查。
第二节住户档案管理
物业管理处在业主入住时应按规定程序,指导、协助业主办理相 关手续,并同时进行业主档案的登记和建立。
在业主档案登记和建立之前,除进行相关的管理服务、验收房屋、 交纳费用、签领钥匙和物资等之外,须进行前期物业管理服务协议、 物业管理服务合同、业主公约、装修管理规定、住宅室内装饰装修管 理服务协议、装修现场注意事项、物业使用守则、治安责任书等事项 的受理与签订。
1、业主办理入住流程图
2、 档案的建立
管理处在办理业主入住手续的同时, 向业主发放《思兰雅苑小区 办理入住手续情况登记表》,指导业主填写房号、姓名、联系电话、 人户分离情况、入住手续、住房面积、合同编号等并要求业主提供身 份证复印件,在收集和整理业主资料后,分户建立业主档案。
3、 档案的管理
(1) 物业管理处设资料管理员,对业主档案按照楼栋、单元进 行分类,实行统一管理;
(2) 业主档案必须实行资料专人专管,除公司有关部门查阅、 公安执法部门因工作需要须持有证明调阅外,不得随意向他人借阅、 透露和泄露;
(3) 若物业所有人发生变更时,资料员应及时对档案进行补充 和修改;
(4) 管理处物业档案应用专用档案柜进行保存, 并有明显标识, 便于查用
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