会议室使用制度

编制部门：人力资源部 制度编号：AD-2016001 制度类型：行政管理制度 制度主题：会议室管理使用制度

会议室管理使用制度

目的：为了充分利用会议室的功能，给员工创造一个良好的办公环境，使会议室的管理和使用更加规范、合理化，以确保公司各类会议的正常召开，特制定该项制度。

责任：会议室使用管理由公司人力资源部负责，并实施监督。 范围：适用于公司全体人员。

一 会议室使用办法

1、会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场所，未经允许，不得挪借他用。

2、会议室的管理由人力资源部统一负责，会议室涉及使用的设施设备及物料由指定专人负责保管、管理与调试。

3、非参加会议、培训及面试的人员，未经允许不得随意进入会议室。

4、为了避免会议室使用时发生冲突，各部门如需使用会议室的，需派专人提前1天到人力资源部填写《会议室使用登记表》（附一），并在钉钉APP上及时报备，以便统一安排。

5、临时召开的紧急会议需要占用会议室时，要及时向人力资源部提出申请并登记，钉钉APP上及时报备。

6、部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过10分钟未到达会议室的，人力资源部有权对会议室的使用权另作安排。

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7、部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用时，请及时通知人力资源部，如在紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室，终止使用会议室。

8、如遇到会议之间发生冲突，要坚持局部服从整体的原则，公司会议优于部门会议，部门会议之间由部门之间本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。

9、各部门如需使用会议室的设备，应提前向人力资源部说明，以便提前准备，确保会议顺利进行。

10、开会期间，请爱惜会议室的设备及物品，如投影仪、音箱、笔记本电脑、黑板等物品，并指派专人来操作。

11、会议室内的所有设施设备，未经允许，不能带出会议室。 12、会议结束后，早会业务员（或部门负责人、培训讲师）应及时整理会议场地，关闭各种电器，如发现设备故障和公物损坏应及时报备人力资源部，以便及时修理，保证其他会议的准时进行。 13、会议室的使用部门，要维持室内清洁，使用完毕后及时清理打扫，将移动的桌椅及时放回原位，以便其他部门使用。

14、会议室的日常清洁工作销售部业务员轮班打扫，销售部于每周五上报下周值日排班名单至人力资源部，人力资源部于次日张贴新一周的值日排班表至会议室。每日晨会结束后，业务员按《会议室清洁排班表》（附二）进行打扫。

15、如有违反以上规定者，视情节严重大小，采取相应处罚措施。 二 程序

1、申请流程

①部门或个人到人力资源部查询会议室的使用状况；

②部门或个人向人力资源部申请使用会议室，并填写《会议室使用登记表》；

③人力资源部根据部门或个人的申请需求作出安排，及时告知，

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并记录在《会议室使用登记表》；

④部门或个人按时间使用会议室。 2、使用流程

①部门或个人按会议室使用规定使用会议室； ②部门或个人自行指定人员安排会务工作。 3、交还流程

①部门或个人使用完毕后，人力资源部派员检查会议室，发现不按规定使用的，及时要求部门或个人改正；

②如部门或个人拒绝改正，人事行政部经理将出处罚通告，对部门或个人作出处罚。

4、会议室使用流程：

部门填写会议室使用登记表 人力资源部登记 使用会议室

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附一、会议室使用申请表

会议室使用申请表

申请部门 会议主题 拟用设备 其它需求 申请人 使用时间 参加人数 申请部门经理 人事资源部意见

附二、会议室清洁排班表

会议室清洁排班表

日期 周一 日期 周二 日期 周三 日期 周四 日期 周五 日期 销售部经理签周六 字

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