收发室管理制度

一、背景与目的

收发室是一个组织机构或企事业单位内部非常重要的部门，负责管理及监督物品的收发流程，确保物品的安全、准确和高效。为了规范收发室的工作，提高工作效率，制定有效的收发室管理制度势在必行。

二、总则

1. 收发室是组织机构或企事业单位内部的重要部门，其管理制度应与组织机构或企事业单位的管理制度相衔接，同时也要符合相关法律法规的规定。

2. 收发室管理制度的实施范围包括组织机构或企事业单位内的所有收发室，无论规模大小都适用。

3. 收发室管理制度的目的是规范收发室工作流程、强化管理控制、提高工作效率、确保资产安全。

三、收发室组织结构与职责

1. 收发室设一个主管，负责全面管理收发室的日常工作，包括物品的收发、录入、分类、保管等。

2. 收发室配备足够数量的工作人员，根据实际需求确定，确保物品收发过程中的高效运转。

3. 收发室工作人员的职责包括：

- 接收来访人员或快递，核实身份并记录相关信息； - 对收到的物品进行检查，检查质量并核对数量；

- 将收到的物品按照规定分类妥善保存，并录入电子系统； - 对外发放物品时，核对领取人身份及签收，并记录相关信息； - 定期清点库存，确保物品数量准确；

- 报废物品的处理应按照相关规定进行，记录并报备相关部门； - 协助做好物品盘点、年度报表等工作。

四、工作流程

1. 来访人员或快递进入收发室时，应由工作人员接待并登记来访人员/快递信息。

2. 工作人员应协助收发室主管将来访人员或快递中涉密、机密等特殊物品进行安全检查，并记录检查结果。

3. 收到的物品应立即进行验收，包括检查包装是否完好、物品是否损坏、数量是否一致等，工作人员要详细记录验收结果。

4. 验收合格的物品应及时录入电子系统，并按照规定分类存放，确保易损物品得到妥善保管。

5. 当有人员要取用物品时，工作人员应核对其身份并记录相关信息，然后由领取人签字确认。

6. 收发室工作人员应定期清点库存，确保库存数额正确。

7. 报废物品的处理应按照相关规定进行，记录并报备相关部门。

五、安全措施

1. 收发室应安装视频监控设备，有效监控收发室内外的情况，防止物品丢失或损坏。

2. 收发室进出口应设置门禁系统，并只允许授权人员进出，确保物品安全。

3. 对于涉密、机密等特殊物品，收发室工作人员应按照相关规定执行安全管理措施。

4. 收发室工作人员应接受相关培训，加强安全意识，提高应急响应能力。

六、责任追究

1. 收发室主管负责全面监督和管理收发室工作的规范执行，对工作人员的工作结果负责。

2. 工作人员要按照规定履行相应职责，不得私自泄露、挪用或非法出售物品。

3. 对于因工作人员疏忽、过失或故意不当行为导致物品损失或其他问题的，应按照相关规定进行责任追究。

4. 收发室主管要及时报告重大异常情况，并参与相关调查和处理工作。

七、附则

1. 对于不符合本管理制度的情况，应及时进行整改。

2. 本管理制度的修改和修订，应经过组织机构或企事业单位的相关部门审批并与收发室工作人员沟通。

3. 本管理制度的解释权归组织机构或企事业单位所有。

以上即为收发室管理制度的内容。通过制定并严格执行此管理制度，可以规范收发室的工作流程，提高工作效率，确保资产安全，为组织机构或企事业单位的正常运转提供有效保障。