强化合同履约管理提高物资供应保障能力

强化合同履约管理提高物资供应保障能力

作者：刘生虎

来源：《商情》2020年第03期

【摘要】合同履约是企业经济活动中的关键组成要素，对于物资供应服务质量具有直接影响。本文从分析合同履约管理的基本流程入手，围绕构建全流程管理体系、健全ERP履约管控平台、明确合同履约管理细则、完善全链条责任机制四个层面，探讨了依托合同履约管理提高物资供应保障能力的具体策略，以供参考。

【关键词】合同履约;物资供应保障;履约事件处理

现代企业在物资采购环节主要采用集中采购、分散履约、统一评价模式，其物资采购合同具有项目多、金额大、履约周期长等特点，一定程度上增大了合同履约管理的难度与风险。对此需基于集约化管理原则，强化合同履约关键环节与流程要点的把控，提升合同履约管理效率，为物资供应提供完备保障。

一、合同履约管理的基本流程分析

（一）合同履约管理流程

当前企业在物资合同履约层面主要实行分层管理、分级实施模式，保障实现管理

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权责与管理流程明确，依托电子商务平台与信息管理平台完成物资采购，实现对物资合同履行情况的管理。

具体来说，其合同履约管理流程大体分为以下五个环节：首先，企业与供货商完成物资合同的签订，待合同生效后，由签约人员利用物资管理系统完成合同移交，使合同信息同步至资产管理系统及电子商务平台中，进入待执行状态;其次，由履约管理人员完成合同关联事项的设置，落实具体责任人;再次，由履约负责人基于资产管理系统中的合同信息创建合同履约情况表与档案，围绕重点物资实现对其生产、运输等关键环节的动态管理;接下来，由履约负责人完成交货日期的接收或变更，协同供货商核实具体的交货日期等信息，由質检人员针对物资质量进行反馈;最后，由履约负责人、供应商及监造人员联合完成物资生产、供应要求的确定，并协同仓储管理人员确认具体收货信息。

（二）履约事件处理流程

假使在物资合同履约过程中出现未依照合同约定的履约事件，应基于分级实施原则进行履约事件的处理。其具体流程为：在相关人员上报履约事件信息后，由本级履约管理部门的负责人接收并核实履约事件信息，判断是否为物资产品质量问题。倘若是产品质量问题，则执行相应缺陷处理流程;倘若非产品质量问题，则判断是否需要上级履约管理部门协调，结合上级部门指导意见或直接依照物资合同进行履约后期处理。

二、依托合同履约管理提高物资供应保障能力的具体策略探讨

（一）构建全流程管理体系，细化履约管理阶段

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基于全流程管理模式实行物资履约管理，主要围绕以下五个环节入手：

其一是物资生产环节，以采购订单作为参考信息完成物资供应计划的编制，并创设物资设计需求判断机制。针对包含设计需求的物资，需协调设计单位、供货商做好设计图纸交付、排产计划与生产进度的报送，结合到货需求协调处理物资交货时间;针对需经由上级协调处理的物资，应在履行物资合同的基础上，结合项目现场的收货条件完成物资供应计划的变更与调整。在遵循物资合同规定的基础上，针对拒绝执行协调处理结果的供货商，可结合法律规定取消物资供应合同，重新调整物资供应计划。

其二是物资配送环节，基于电子商务平台、ERP管理系统实现信息化管理，在ERP系统中结合物资供应计划发出发货通知、生成联系人信息，由供货商基于电子商务平台确认发货通知、生成联系人与预计发/到货期信息，遵循配送计划安排送货。

其三是物资到达现场环节，由仓库管理人员基于货物交接单完成物资开箱验收，对照到货验收单检查物资质量。针对质量不合格物资，应联系供货商开展消缺工作;针对质量合格物资，则由项目单位负责人完成到货验收评价，将评价信息上传至ERP系统中，结合物资领料单完成物资的出库、安装、调试与投运处理，在ERP系统中生成投运单评价信息。

其四是物资结算与质保环节，核实物资领/退料信息，完成物资结算工作，结合物资实际情况在ERP系统中上传质保评价信息，以此作为考核评价依据。

其五是供应商违约处罚环节，由上级履约管理部门整合各履约环节存在的供应商

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违约信息，生成处罚澄清单并发送至供应商处，结合供应商违约澄清情况生成违约处罚清单，经由物资部审批通过后生成违约处罚通知单，并针对其违约行为落实处罚措施。

（二）健全ERP履约管控平台，明确履约管理内容

“互联网+”模式为企业物资合同履约精细化管理的实现提供了平台与技术支持，对此管理人员需结合合同约定与运营要求健全ERP履约管控平台，基于集约化管理模式实现对物资供应业务的协调统一处理，对内及时处理物资到货需求，对外实现对供应商资源的整合，利用ERP管理系统发挥资源统筹、日常调度、监控预警等功能，为物资供应效率与服务水平的提升奠定良好基础。与此同时，需针对合同履约管理的内容要点进行明确把控：一方面针对物资质量实行严格管理，强化对物资生产工艺实行质量监督，严防安全问题与信任危机的出现;另一方面加强物资运输进度管理，保障物资物流速度符合合同规定，围绕物资生产、发货、运输、交货等全过程落实合同管理，明确具体交货期限，防止因物流进度受限而产生物资供应中断的风险。

（三）明确合同履约管理细则，强化物资供应保障

1.落实月度供应计划

将月度供应计划纳入到电子商务平台中，结合计划信息确定具体的物资需求与供应情况，完善业务流程管理。具体来说，每月应结合接收到的物资合同中的具体项目类别完成月度供应计划的编制工作，将其发送至项目单位处，由其确定具体交货期、提供接货联系人信息;由履约责任人在每月25日前完成月度供应计划表向省级物资公司的报送，结

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合其批复情况实现对物资供应状态的实时跟踪，在出现交货期变更需求的情况下，应提前30日完成相应业务的变更处理，保障实现物资的有序供应;在履约负责人接收到物资合同后，需第一时间与供货商确认具体的物资类别、交货期等信息，掌握排产计划、运输计划等信息，并联合物资需求部门完成需求时间确认，避免因物资供货期延迟而影响到具体生产进度，结合双方协调交货期提前20日将发货通知单发送至供应商处，保障项目单位如期接收物资、完成货物验收，以此强化物资供应的可靠性保障。

2.强化监控预警处理

在ERP平台中建立合同履约跟踪模块，实现对物资到货信息、资金支付情况的全过程跟踪。具体来说，应以合同管理台账作为参考，针对接收到的物资合同进行及时核对，确定物资合同签订与物资流转情况，针对已创建订单、未接收到合同的情况，则应协同上级单位做好合同执行进展、交货期的沟通，防范产生无法及时交货的问题。同时，由专人负责实行对ERP平台的日常登录管理，确认具体的物资供应情况信息，完善监控预警机制建设，并结合物资供应问题及时发布预警信息，由履约负责人在1个工作日内核对到货情况、报告预警信息处理结果，以此实现监控预警目标，降低物资履约风险。

3.完善资金结算机制

资金支付作为合同履约中的关键环节，将直接影响到企业资金的正常运转。对此需确保在接收到物资采购合同时，强化与供货商的沟通联系，开具物资发票;结合合同台账信息在每月18日前提交ERP资金支付申请，在每月30日结合省物资部门下发的资金支付明细完成资金支付信息的核对记录，并在当日提交回复单;在每年12月，以物资合同

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台账资金支付信息为依据，整理年末款项来往明细，向供应商发出征询函，督促其在3日内提交反馈结果，以此保障往来账目清楚，提高资金支付的准确率。

（四）完善全链条责任机制，提高合同管理水平

一方面，基于合同管理责任推进全链条责任管理机制的建设，保障将合同管理责任落实到具体岗位、人员身上，并强化对合同管理执行情况的把关，结合具体物资项目实施进展进行跟踪监督，保障物资供应符合合同标准。同时，由物资管理人员加强对合同履行进度的跟踪管理，协同业务部门采取有效举措处理合同履行过程的偏差，实现履约管理的全过程覆盖。另一方面，加强对合同履约管理人员的培训教育工作，保障关键岗位工作人员树立依法经营、依法管理理念，针对物资管理部门实行1～2期合同履约管理培训，引导其树立法律意识、提高风险管理水平、强化责任意识，以此进一步提升合同履约管理水平，为物资供应提供坚实保障。

三、结论

现代企业管理体系与“互联网+”模式的融合推动了合同履约工作的电子化发展，物资供应、交付与验收、结算管理等合同履约内容被逐渐纳入到同业对标与绩效考核模式中，合同履约管理的重要性日渐突出。对此应基于体系、平台、内容、保障等层面强化合同履约管理工作，助推物资供应保障能力的系统提升。

参考文献：

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