物业档案管理制度

第一条目的。

为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制定本规定。

第二条适用范围。

本制度适用于全公司各类档案的管理。 第三条文书资料的归档、分类和密级。

（1）各部门于每月30日前，将本部门需要归档的文书资料整理后，提交公司行政部档案管理员；经档案管理员检查核对归档资料后，填写“资料归档登记表”，双方签字确认。

（2）档案管理员根据归档文书资料的性质、内容整理立卷，并对案卷进行分类编号，填写“档案登记卡”。

（3）公司文件和档案的保密级别分为A、B、C、D四级。 第四条案卷的存档。

（1）存档时，应按案卷的分类编号，将其放置在相应的位置，并做好案卷索引，以便于查找，保证随查随得。

（2）需送交档案管理员的资料，保证当天及时送到并归档，以免丢失和积压。

（3）卷内文件包括正文和底稿、文件和附件、请示和批复，页号一律标在右下角。案卷目录打印4份，卷内目录打印5份。

（4）案卷的厚度一般为～2厘米。装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，对破损或褪色的材料要进行修补和复制；装订部

位过窄或有字迹的材料要加纸衬边；纸面过大的书写材料要按卷宗大小折叠整齐；字迹难以认清的材料要附上抄件；卷宗标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，字迹要端正。

（5）确定保管期限、装订案卷、排列案卷和编制案卷目录等。目录包括封面、全卷说明、案卷目录和卷内目录。

（6）案卷按年代、部门排列，永久与长期、短期案卷分开保存。

第五条文书档案的整理和保管。

（1）严格执行档案清理和整理制度，做到周整理、季度大整理和年度大清理，防止借阅档案催要不及时与遗失、档案立卷不全和无效档案大量积压。

（2）档案室的门窗要坚固，做好防盗、防水、防潮、防尘、防鼠、防强光和防高温工作。

（3）每季度对档案材料的数量和保管情况进行一次检查，发现问题及时补救，确保档案的安全。

（4）档案室是公司的重要工作场所，任何无关人员不得入内。 （5）档案室的一切设备设施，任何人未经许可不得随意使用及翻动。

（6）建立网络业主档案管理系统。将物业管理各个方面的资料利用扫描仪输入到计算机中，方便储存和查询。

可以随时查询业主的情况，同时系统可以随时自动统计材料。 （7）安装计算机房产管理系统，存储房产管理档案和房产业主

档案。主要用于存储和输出信息。

第六条档案借阅。

档案应经过授权人批准方可借出，并记录在“档案借阅登记表”上。

第七条文书档案的销毁。

（1）档案达到规定的保存期限后，对失效的、没有保存价值的档案要进行销毁。

（2）档案销毁前要认真鉴定，由档案管理员负责清理达到保存期限的档案，经档案存入部门负责人同意并经相应的行政部门审批后方可销毁。同时，要登记造册并填写“档案销毁记录表”备查。

（3）C级或以上密级档案销毁时，必须派专人监销，防止失密；严禁将档案作为废品直接处理。

第八条劳动人事档案的管理。

（1）公司配备专门的劳动人事档案柜，由人力资源部负责管理。

（2）员工劳动人事档案调入公司后，人力资源部负责登记编号，并将档案放置在相应的档案柜内，上锁保管。

（3）员工劳动人事档案的借阅应严格控制，一般情况下不得借阅和复印。公司总经理（书记）、人力资源部经理、授权的人力资源主管，可根据需要查阅员工劳动人事档案，其他人不得查阅。有特殊情况需查阅时，必须有人力资源部经理或授权的人力资源主管在场监督。

（4）公司劳动人事档案的销毁，按照有关规定执行。 第九条财务档案的管理。

（1）公司、分公司的财务档案由公司及分公司财务部门直接管理，配备专门的档案柜上锁保管。

（2）财务档案应严格按照《会计基础工作规范化》的要求进行管理。

（3）财务档案除上级财务、审计部门，有关执法部门外，一般不得借阅，非财务人员也不得查阅；有特殊情况需查阅时，必须有财务部经理或授权的财务人员同意，并由财务人员代为查阅。

第十条管理处文书档案的管理。

（1）管理处的文书档案由管理处文员统一负责。管理员根据文书资料的性质、内容进行整理立卷，填写资料归档登记表及档案登记卡，并分类编号，将案卷放置在相应的位置。

（2）管理处主管级员工可根据工作需要随时借阅档案，但不得将档案资料用做与工作无关的其他用途；其他级别员工需借阅档案，必须征得相应主管的同意。借阅档案资料必须填写“档案借阅登记表”，并限期（时）归还。

（3）管理处文书档案的销毁，由管理处文员负责清理超出保存期限的档案，经管理处负责人同意后，填写档案销毁记录表并予以销毁。

十一、文印室管理制度

第一条为加强公司的文件管理，特制定本制度。

第二条公司的文件，有打印必要时方予打印。内部传递的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。

第三条公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门经理不在时，可经总经理办公室主任同意后办理。

第四条私人资料不得在公司打印、复印或用公司传真机传送，以免影响公司的正常工作。

第五条文印室人员应认真做好本职工作，按期完成任务。打印好的文件资料应及时经有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室取回，不得延误。

第六条文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。

第七条文印室对送来打印、复印、传真的文件资料应做好登记，并在月终作统计核算。属业务部门的，由各部门承担费用；属行政、管理部门的，统一列行政开支。

第八条文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以下罚款，屡教不改或给公司造成不良社会影响或较大经济损失的，处50元以下罚款直到辞退。

第九条本制度自××××年××月××日起执行。