论小型民营企业内部控制

论小型民营企业内部控制

内部控制是现代企业管理架构的核心内容，是企业持续发展的制度保证。小型民营企业不具备良好的内部控制环境，但可以根据管理特点结合内部控制理论建立可行的控制办法，从经济性、实用性出发，注重实际运作控制，制定出小型民企的内部控制思路，重点从授权批准、岗位（人员）、会计系统和实物等几方面进行控制。

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1 内部控制理论简述

1.1 内部控制及方法

1.1.1 控制环境

控制环境规定单位的纪律与架构，影响经营管理目标的制定，塑造单位文化氛围并影响员工的控制意识，是其他内部控制组成要素的基础。

1.1.2 风险评估

风险评估是指分析和辨认实现有关目标可能发生的负面风险，以便形成确定应该如何对它们进行管理的依据。

1.1.3 控制活动

控制活动是指单位管理层制订和实施政策与程序，以帮助管理层所选择的风险应对措施得以有效实施。常见的控制活动有：授权批准、实物控制、职责分离、预算控制、会计系统控制、信息系统控制等。

1.1.4 信息与沟通

信息与沟通是指单位为了提高管理效能、促进员工全面正确履行职责而搜集、识别、交流各种内部和外部信息。信息与沟通的主要环节有：确认、计量、记录有效的经济业务；在财务报告中恰当揭示财务状况、经营成果和现金流量；保证管理层与单位内部、外部的顺畅沟通，包括与利益相关者、监管部门、注册会计师、供应商等的沟通。信息与沟通的方式是灵活多样的，但无论哪种方式，都应当保证信息的真实性、及时性和有用性。

1.1.5 监控

监控是指由适当的人员评估内部控制的设计和监控内部控制运行情况的过程。监控活动包括持续监督、个别评估或者两者有机结合。监控情况应当形成书面报告，并在报告中揭示内部控制的重要缺陷。监控报告应当有畅通的报告渠道，确保发现的重要问题能送达最高管理层；同时，应当建立内部控制缺陷纠正、改进机制，充分发挥监控效力。

1.2 内部控制方法

1.2.1 职责分工控制

職责分工控制一般包括不相容职务分离控制和关键岗位轮换控制。

不相容职务主要包括：授权批准与业务经办、业务经办与会计记录、会计记录与财产保管、业务经办与稽核检查、授权批准与监督检查等。单位在设计、建立内部控制制度时，首先应确定哪些岗位和职务是不相容的；其次要明确规定各个机构和岗位的职责权限，使不相容岗位和职务之间能够相互监督、相互制约，形成有效的制衡机制。

关键岗位轮换控制是指结合岗位特点和重要程度，明确财会等关键岗位员工轮岗的期限和要求，建立规范的岗位轮换制度，对关键岗位员工，可以实行强制休假制度等。

1.2.2 授权批准控制

授权批准是指单位在办理各项经济业务时，必须经过规定程序的授权批准。授权批准形式通常有常规性授权和临时性授权之分。单位必须建立授权批准体

系，明确：（1）授权批准的范围；（2）授权批准的层次；（3）授权批准的程序；（4）授权批准的责任。

1.2.3 会计系统控制

会计系统控制主要是通过对会计主体所发生的各项能用货币计量的经济业务进行记录、归集、分类、编报等而进行的控制。

其内容主要包括：（1）建立会计工作的岗位责任制，对会计人员进行科学合理的分工，使之相互监督和制约；（2）按照规定取得和填制原始凭证；（3）设计良好的凭证格式；（4）对凭证进行连续编号；（5）规定合理的凭证传递程序；（6）明确凭证的装订和保管手续责任；（7）合理设置账户，登记会计账簿，进行复式记账；（8）按照《会计法》和国家统一的会计制度的要求编制、报送、保管财务会计报告。

1.2.4 预算控制

预算控制的内容涵盖了单位经营活动的全过程，单位通过预算的编制和检查预算的执行情况，可以比较、分析内部各单位未完成预算的原因，并对未完成预算的不良后果采取改进措施，确保各项预算的严格执行。在实际工作中，预算编制不论采用自上而下或自下而上的方法，其决策权都应落实在内部管理的最高层，由这一权威层次进行决策、指挥和协调。预算确定后由各预算单位组织实施，并辅之以对等的权、责、利关系，由内部审计部门等负责监督预算的执行。

预算控制的主要环节有：（1）确定预算的项目、标准和程序；（2）编制和审定预算；（3）预算指标的下达和责任人的落实；（4）预算执行的授权；（5）预算执行过程的监控；（6）预算差异的分析和调整；（7）预算业绩的考核和奖惩。

1.2.5 财产保全控制

财产保全控制主要包括：（1）限制接近； （2）定期盘点；（3）记录保护；（4）财产保险。

1.2.6 内部报告控制

1.2.7 电子信息技术控制

电子信息技术控制的内容包括两个方面：一是实现内部控制手段的电子信息化。二是对电子信息系统的控制。

此外，常用的控制方法还有：经济活动分析控制、绩效考评控制、内部审计控制、组织规划控制、人员素质控制等。

2 小型民营企业特点及对内部控制的影响

这里的小型民营企业泛指在其所处行业中规模小、没有影响力、尚处于起步或成长阶段的由老板自己管理的私人企业。

对于小型民企来说，老板对企业有着巨大的影响力。这种小型民企的领导核心一般是创业者，即老板。老板的动机与素质基本上决定了企业的方向、目标和实施能力，老板的领导风格往往决定了管理者的管理风格和员工的行为风格。这样的小型民营企业的经营者也是所有者，经营者只对自己负责，一切由自己说了算。所以从这样的特点看，小型民企所处的内部控制环境较差，难以建立、实施严格的内部控制制度。

小型民企规模不大，组织结构相对简单，各种制度和流程不像大企业那样齐备、规范，而且结构、制度、流程等处于动态、快速的变动之中。面对强大的竞争对手，小企业最大的优势在于灵活性、速度以及应变能力。由于制度、组织结构等不健全且多变，所以无法组织有效的预算控制，使得预算管理在内部控制方面的优势不能发挥。

小型民企人员少，管理架构扁平，内部岗位的设置和职责划分常常交叉重叠，一人多岗的现象很普遍。另外公司员工之间一般可以便捷地面对面进行沟通。由于沟通的直接性，加之创业者以及骨干员工多半有血缘、乡缘、学缘等关系，企业往往有浓厚的“家”的色彩，情感性因素较多，人情味较重，组织更多地是靠“人”来维系，而理性的味道淡一些。 即“人治”多于“法制”，所以对人的控制，对小型民企的内部控制活动来说是非常的重要和关键。如果搞得好，可以大大节约制度成本，提高办事效率。

3 小型民营企业内部控制的方法

从小型民企的特点看，是基本达不到内部控制的有关理论和方法所要求的条件的。那是不是说就不要进行内部控制了呢？实际上私企老板是很渴望有一套有效的内部控制办法的。对于小型民企的内部控制，我们应该从老板（公司所有者）的角度来理解，他主要希望有一套办法来首先保障公司资产安全，公司的各项收支清楚合理，并力求高效率、低成本办事，追求公司利润最大化的同时控制好经营风险。

所以，我们可以运用内部控制理论和方法，根据小型民企自身的特点和经营管理的需要，避繁就简、避虚务实，从经济性、实用性出发，注重实际运作控制，制定出小型民企的内部控制思路。 重点从授权批准、岗位（人员）、会计系统和财产保全等几方面进行控制。

（1）岗位(人员)控制。家族企业中的用人政策常常招致非议，但事实上它是一把双刃剑。关键看老板如何选人、用人。对关键岗位如技术、销售、财务等岗位任用知根知底的人员，一般可以选择有血缘、乡缘、学缘等关系的人员，理想情况是德才兼备，但一定以德为先。如果其素质达不到，可以给予一定时间予以培养，关键是其思想要正，也要有一定的文化基础。这样的人老板很放心，不怕员工故意伤害公司，即使有点问题也不怕找不到人。从而老板可以将精力集中在公司正常经营上，而不是耗在如何提防员工的事情上。同时还可节省去建立、实施严格的控制制度的成本（事实上制度也常常建不起或不能执行），提高办事效率。但需要注意的是：一是要根据个人的能力恰当安排工作，二是待遇方面应至少在公司所处区域内要有竞争力。通过血缘、乡缘、学缘等关系或以上关系的关系一般是能够找到满意的员工的。比如我公司是一家较小规模的民营房地产企业，公司有两位老板，负责销售的是其中一位老板和另一位老板的姐姐，负责工程的是老板的朋友，负责财务的是老板同学的朋友，出纳则分别是老板表妹、老板夫人（负责另外一个建筑公司）和其哥哥（销售现场出纳）。其他岗位人员也有不少是或亲或友的关系。公司经营近10年了，一直比较平稳的发展，没有出现比较大的问题，特别是内部矛盾和经济问题，这与公司人员的组成很有关系。

（2）审批控制或称授权批准控制。如果说人员的选择允许出现一定的失误，则审批控制是最关键、最重要的环节，一定不能乱。在小型民企，由于企业小，老板一般有能力掌控公司的重要开支。所以，审批控制主要就是所有重要的、金额比较大的合同和资金支付都必须经老板本人审批。合同或类似合同的签定必須经老板同意或授权，重要合同必须由老板亲自参与，各项支出必须履行审批手续，最终由老板本人或其授权的人签字。在支出金额的签字权上，一般不予放权为好，哪怕是几百元。因为报销人会钻空子的，虽然这样对企业盈利一般不会有大的影响，但关键是很可能会形成一种不良风气，如果逐渐蔓延，对企业就可能带来致命的打击。要把企业的大的、重要的情况掌控好，要求企业老板本人必须对产品原材料市场或人工费等行情有清楚的了解，或有办法不至于被对方或自己的员工

欺骗。

（3）会计系统控制。小型民企对会计的作用一般不予重视，认为只是记记帐而已。其实，会计控制是企业内部控制至关重要的内容和组成部分。尤其在没有良好内部控制环境的小企业，更应该加强财务会计的作用。一个相对正规，能真实、准确、及时、完整反映公司经营情况的会计系统能及时诊断出企业存在的问题，从而及时纠正错误，避免更大的风险。所以，小型民企从一开始就应该聘用专业的财务人员，并建议用财务软件。这样既节约人力，又提高效率，让财务人员把更多的时间用于关注企业经营管理层面。

会计系统的控制虽然从人员上不能满足甚至违反不相容职务的要求（这点在其他岗位也存在，所以更加显示人员控制的重要性），但从内容上还是应该以上述内部控制方法中的会计系统控制去做，这并不难。

（4）实物控制。实物包括企业的各种有形资产及会计资料等。实物控制是指为保护各种实物的安全完整，防止舞弊行为而进行的控制。主要包括限制接近、实物保护和实物清查。

①限制接近。实物的限制接近是减少实物被盗或毁损机会、划分责任、保护实物实体的重要措施。实物接近要严格限制在经批准的人员范围内。根据各种实物的性质和管理特点，合理确定允许接近的人员，并对限制接近的遵守情况进行严格的检查监督。比如，货币资金仅限于专职的收银、出纳人员，并与有关账簿记录人员相分离。出纳人员要严格按照公司有关货币资金管理的规定保管和使用。存货仅限于仓库保管员，其他人员未经批准不得接近。查看会计资料仅限于经批准的有关人员，其他无关人员未经批准不得随意接近和查看，以免发生篡改、销毁等事件。

②实物保护。实物保护是指为使实物免遭盗窃、损伤及其他意外损害，确保实物的完整性而采取的各种措施。一般来说，应对各种安全防范措施定期检查，消除隐患，减少实物受损机会。主要应建立固定资产和低值易耗品的管理办法，每个资产尽量落实到个人 。

③实物清查。结合企业自身特点，采取定期盘点或轮番盘存的方法，清查财产物资的实有数量，妥善处理盘盈盘亏，确保账实相符。

从我公司的情况看，之所以没有出现大的问题，我认为正是因为公司在较早的时候就引入了专业的财务人员，从而逐渐建立起适合其自身情况的控制措施，这主要就是审批控制、会计系统控制和资产管理制度，再加上公司在人员方面的

妥当安排，使公司得以平稳发展，虽然公司发展并不快，目前也仍然不大，但总算是在成长，在重庆的房地产市场也越来越有名气。

对内部控制环境还不够好的小型民企来说，只能根据自身的实际情况决定采取哪些有效的控制措施。虽然看起来有些不符内部控制理论要求，但尚不强、也不大的小企业只能在效率、经济（只能承受较低的制度成本）与看上去很美的完善的内部控制制度中作出决策，只要适合自己就是好的。要舍得抓大放小，避免大的风险。待企业逐渐大了、强了，还是要逐渐完善控制制度，向理想的内部控制制度靠近！

参考文献

［1］全国会计专业技术资格考试领导小组办公室.高级会计师实务科目考试大纲（2007年）［M］.北京：经济科学出版社，2007.

［2］

程亮.完善内部会计控制制度的几点思考.交通财会，2002,（2）.