文件控制程序001

标 题 编制/审核 实施日期 1、 目的:

文件控制程序 ***/*** 2012.04.10 文件编号 版次/修改状态 页 码 XDY/LT-CX-001-2012 C/1 1/5 通过对管理体系有关的文件和资料进行控制,确保各相关场所使用的文件为有效版本,保证与管理体系有关的文件处于受控状态.

2、 范围:

适用于公司管理体系有关的管理手册、程序文件、作业指导书、操作规程、法律法规、标准和规章制度等文件和资料。 3.1文件分类:

3.1.1内部文件:公司内部自行制定或参考外来资料制定发行的书面文件,如管理手册、程序文件、作业指导书和表格等.

3.1.2外部文件：非本公司内部制定的文件，包括国家或国际标准(如GB、、ISO、CCC等标准)、规范、法律法规和设备说明书等。

3.1.3受控文件：是公司管理体系运行中依据性的文件(含内/外部文件)，需要作变更修订，受到更改的控制。

3.1.4参考文件：作业参考或与产品品质无直接关系的文件，不需作变更管理的文件。

3.1.5技术文件：工艺标准、作业指导书、配方设计和模具设计图纸等。 4.职责:

4.1总经理负责批准管理手册的发布,管理者代表负责管理手册审核,品管科负责质量手册的编写

4.2程序文件由相关职能部门编写,部门负责人审核,管理者代表批准. 4.3各职能部门负责编写本部门的管理文件和记录表格的设计,部门负责人审核，分管副总批准.

4.4 行政办公室为公司文件控制的归口管理部门，负责文件的受控、发放、回收和作废等，监督和管理各职能部门文件控制的运行工作。 5. 程序

5.1文件的编写和审批

5.1.1管理手册由品管科编写,管理者代表审核,总经理批准.

5.1.2程序文件由相关职能部门编写，部门负责人审核,管理者代表批准. 5.1.3各类管理文件和记录表格由相关职能部门编写,部门负责人审核，分管副总批准. 5.2文件编号

5.2.1 管理手册编号规定

公司代号/分公司代号-管理手册代号-版本号/修改号-年份代号 例如：XDY/LT-SC-C/1-2012表示：

2012年新东岳集团有限公司轮胎公司C版第1次修改后的管理手册。 5.2.2程序文件编号规定

公司代号/分公司代号-程序文件代号-文件顺序号-年份代号 例如：XDY/LT-CX-001-2012 文件控制程序表示：

“2012年新东岳集团有限公司轮胎公司顺序号为001的文件控制程序。 5.2.3 管理文件的编号 5.2.3.1 公司级管理文件编号：

公司代号/分公司代号-管理文件代号-文件顺序号-年份代号 例如：XDY/LT-02-003-2012正航工艺稽核表表示：

2012年新东岳集团有限公司轮胎公司编号为003的正航工艺稽核表公司级管理文件。

5.2.3.2部门级管理文件编号：

公司代号/分公司代号/部门代号-管理文件代号-文件顺序号-年份代号 例如：XDY/LT/PG-02-028-2012胶料质量汇总表填报说明

2012年新东岳集团有限公司轮胎公司品管科编号为028的胶料质量汇总表填报说明的部门管理文件。 5.2.4 管理记录的编号 5.2.4.1 公司级管理记录编号：

公司代号/分公司代号-管理记录代号-记录顺序号-年份代号 XDY/LT-03-005-2012正航工艺稽核表

2012年新东岳集团有限公司轮胎公司编号为003的正航工艺稽核表公司管理文件。

5.2.4.2 部门级管理记录的编号：

公司代号/分公司代号-管理记录代号-记录顺序号-部门代号 例如：XDY/LT/PG-03-021-2012内胎废品分析日报表

2012年新东岳集团有限公司轮胎公司品管科编号为003的内胎废品分析日报表部门管理文件。 5.4文件的受控和分发

5.4.1经审批后的管理体系文件和程序文件，由管理者代表确定分发范围，品管科统一将电子版本或纸质原稿转交行政办公室存档。经打印或复制的管理手册和程序文件有行政办公室加盖“受控”章，由品管科依据分发范围进行编号发放，记录相应的《文件分发回收记录表》。

5.4.2公司级或各职能部门间的管理文件或记录表格有编制部门确定发放范围，编制部门将电子版本或纸质原稿转交行政办公室存档。经打印或复制的管理手册和程序文件有行政办公室加盖“受控”章，由编制部门依据分发范围进行编号发放，记录相应的《文件分发回收记录表》。

5.4.3行政办公室建立经加盖“受控”章下发的《受控文件清单》,各职能部门建立本部门的《受控文件清单》。 5.5外来文件的控制：

5.5.1国际标准和国家标准的控制：各职部门负责识别和检索于本部门相关的国际或国家标准，建立本部门《外来文件一览表》。经识别和检索后的标准，转交行政办公室进行编号受控登记，行政办公室建立本公司的《外来文件一览表》。 5.5.2各职能部门收到的其他外来文件，经本部门负责人审核，转交行政办公室进行编号受控登记，填写《外来文件一览表》分发给相关部门使用和保管，填写相应的《文件分发回收记录表》。 5.6文件更改

各职能部门对本部门的受控文件进行修订时,需填写文件更改申请，经分管副总批准后执行。修订后的文件需重新进行审核和批准，依据5.4文件的受控和发

放执行。

5.7文件的更换、回收、报废和销毁

5.7.1当文件使用有破损影响使用时，文件持有人填写《文件领用申请表》到行政办公室办理更换手续，交回更换文件，补发新文件.

5.7.2当文件丢失后，文件持有人办理申请领用手续，填写《文件领用申请表》，到行政办公室领取新文件，在领用申请中作出说明.

5.7.3凡有新版文件发放时,行政办公室同时收回其旧版本,以旧换新,回收的旧版文件由行政办公室加盖作废印章,由行政办公室保存,填写相应的《文件分发回收记录》.

5.7.4收回的作废文件达到保存有效期由行政办公室填写《文件销毁批准单》，经管理者代表批准后销毁。 5.8文件的保存

5.8.1受控文件的正本或原稿由行政办公室保存,分发的受控文件由各部门保存,所有正本受控文件或副本受控文件保存至取消或更新为止.

5.8.2管理手册和程序文件旧版正本保存期为二年,回收作废的其他文件或记录保存期为一年。 5.9文件的监督管理

行政办公室每月将《受控文件一览表》和各职能部门所持有的受控文件进行核对，以保证其发出文件的有效性，以确保公司内运行文件的一致性. 6.相关记录:

6.1《受控文件一览表》 6.2《文件分发回收记录表》 6.3《文件申请表》 6.4《质量记录清单》 6.5《文件销毁批准单》 6.6《外来文件一览表》 6.7《文件领用申请表》 7、部门代码对照表

新东岳集团有限公司 LT 山东东岳电动车有限公司 DC 人力资源部 RL 监督管理部 JD 财 务 部 CW 安全环保部 AQ 行政办公室 XZ 生 产 部 SC 技 术 部 JS 营 销 部 YX 市 场 部 SCX 采 购 部 CG 品 管 科 PG 仓 储 科 CC 外胎二车间 WR 密炼中心 ML 维修中心 WX

设 动 科 SD 外胎一车间 WY 内胎一车间 NY 压延中心 YY