003记录控制程序1

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文件名称版本（次）1.目的:1.1 为确保记录得到适宜管理，以便提供本公司质量、环境管理体系符合性和有效性的证据。2.适用范围:2.1 适用于本公司质量、环境管理体系有关的各项活动所产生的所有记录。3.权责:3.1 记录管理员:负责记录的收集、分类、整理、目录建立、归档、保存、销毁之管理。3.2 各单位主管:负责制/修订表单；督导和稽核本单位记录表单运作、存储的工作。3.3 文控中心:负责文件确认/发行/回收/作废。4.名词解释:4.1 记录:提供系统文件规定的各项活动有效运行的证据。5.作业内容:5.1 作业流程:如页次3。5.2 作业说明:如页次4-5。6.相关文件:6.1 《管理手册》6.3 《系统文件控制程序》7.记录表单:7.1 《封存记录表单明细》7.2 《记录销毁申请单》B记录控制程序页 次2/5文件编号生效日期DFD-02-0032008-6-15江苏迪飞达电子有限公司

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文件名称版本（次）B记录控制程序页 次3/5文件编号生效日期DFD-02-0032008-6-155.1 记录控制流程图作业流程责任单位协办单位记录表单开始需求单位表单设计NO表单审核YES表单发行文控中心需求单位主管各类表单需求单位主管表单变更需求单位主管文控中心各类表单表单填写NO记录审核YES使用人员使用单位主管各类表单使用单位主管品质记录管理员各类表单管理/储存品质记录管理员文控中心《封存记录表单明细》销毁文控中心结束采购《记录销毁申请单》江苏迪飞达电子有限公司

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文件名称版本（次）5.2 作业说明： 5.2.1 表单版面设计:1>使用单位依据相关文件规定，对表单版面内容进行设计。2>表单版面设计须充分体现:内容准确充分、数据直观有效、作业方便、能实现可追溯性。3>表单编号依《系统文件控制程序》编号原则。 5.2.2 表单的审核与发行：表单版面设计样板一式两份，经设计部门主管审核并在背后签名，送交品质部文控中心加盖红色“文控中心”印章。由文控中心与使用部门各保管一份。即为有效样版，表单复印、印刷均以此为依据。 5.2.3 表单变更：1>因工作需要，表单需要变更时，须重复5.2.1-5.2.2程序。2>表单变更时，其版本应作相应变更，以便区分，同时须将前版本收回作废。3>若前版本表单库存较多时，可优先考虑先将其用完后，再投入新版本表单使用。4>新版本表单一旦开始使用，前版本表单必须立即作废。 5.2.4 表单印刷管理：1>耗用量较大的表单，由使用单位提出申请并附标准样板一份，经文控中心确认无误后，方可进行批量印刷；表单印刷时，由物料仓控制印刷量及安全库存；表单印刷回厂后须经申请单位确认后方可收货。2>耗用量较少之表单，由使用单位依文控中心发行的“有效样板”进行自行复印。3>任何单位，不得擅自印刷未经确认为“有效样板”的表单用于品质记录。 5.2.5 表单记录的填写：1>表单填写须真实、客观、及时、准确、书写清晰、易辨认。2>不允许有与记录无关的内容。3>不允许任意涂改，重要数据涂改，须有涂改人签名。4>表单填写须为实际执行该项工作的相关人员。 5.2.6 表单记录的审核：1>表单记录的审核须为该项填表工作人员的上级主管。2>表单填写不符合要求时，主管可要求重新填制，并将填写不合格之记录立即作废。 5.2.7 表单记录储存管理：1>各单位表单记录应有专人负责管理。B记录控制程序页 次4/5文件编号生效日期DFD-02-0032008-6-15江苏迪飞达电子有限公司

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文件名称版本（次）B记录控制程序页 次5/5文件编号生效日期DFD-02-0032008-6-152>对即将归档之品质记录，依上述5.2.5-5.2.6的内容进行查核，将不符合要求的记录表单挑出退责任人处理。3>为方便日后查阅品质记录，管理人员须按一定原则（如顾客别、时间别、产品别„„）来进行分类，必要时可编订目录／索引。4>各单位相关记录，原则上需在作业现场保存三个月后，方可转移到记录封存室保管。5>对装箱封存之品质记录，须对纸箱进行编号，并填写《封存记录表单明细》以便查找。6>如某些记录，须采用电子档保存时，必须进行备份保存。7>储存环境：所有记录应存放在通风、较干燥的室内环境中，以防变质、损坏和遗失。8>外来品质记录管理： a 供应商提供之相关品质记录，由品质部保管。 b 顾客品质抱怨相关记录，由品质部保管。 c 其它外来品质记录，由相关单位保管。 5.2.8文控中心将记录的保存期限登录于《文件总目录》上，顾客有要求时以顾客要求为准；顾客无明确要求时按以下执行：1>生产件批准文件、工装记录、采购订单和修改单的保存时间必须为零件生产年份+顾客要求服务保存年限（顾客无要求时则以一年计算）+一个日历年。2>品质运行状态记录（如：控制图表、检验和试验状态结果、点检表等）的保存期限为二年。3>环境运行状态记录的保存期限为一年。4>来自分承包方的品质记录保存期限为二年。5>内部品质、环境体系审核和管理评审记录保存三年。6>以上记录的保存期限不能低于任何政府有关规定或顾客要求，其规定的保存时间应理为“最短的”保存时间。 5.2.9记录销毁：1>文控中心每季度将超出保存期限之品质、环境记录登录于《记录销毁申请单》，经品质部经理核准后，知会采购做废品出售。2>针对技术性记录和保密性记录，须粉碎后当废品出售。