富 达 集 团
文件管理控制规范
文件编号：FDBT-DOC-001-A 制订单位：SMT品质保证部 制定日期：2016年 08 月 02日 版 次：A 合计页数：4页
文 件 变 更 记 录 版 序 页码行号 / 变 更 内 容 更改人 批 准 日 期 拟制 审核 会签 批准 马卫群
第 1 页 共 6 页
1、目的
对质量-环境体系文件进行控制，明确文件制订、审批、发行、归档、修改、回收处理等方法，保证现场使用的文件记录资料均为有效版本；防止失效文件的非预期使用；对记录进行有效控制，为体系的准确性、适用性及有效性提供证据。
2、适用范围
用于质量/环境体系运行中有关的文件以及客户/供应商提供的资料（不包括与财务、商业有关的秘密文件）、法律法规、行业标准等；过程及产品质量监控、环境监测记录的控制。 3、职责
3.1 品质控制中心的文控中心负责公司体系文件及记录表格的电子档与纸档文件的归档管理，并负责编制 《文件记录管理清单》；各使用部门文件管理员记录本部门接收的文件清单。 3.3 文件编制部门：负责文件使用前的培训工作。
3.4记录人员：应认真进行填写，编制、审核人员要对记录的真实性、可靠性和完整性负责。 3.4体系文件的编写和审批权限：
文件类别 体系手册 程序文件 管理规范/作业指导书 产品技术文件 制 订 体系管理组 体系管理组 编制部门 编制部门 审 核 管理者代表 部门责任者 部门主管 部门主管 审 批 公司总经理/总监 管理者代表 部门责任者 部门责任者 注：管理规范类文件的编制工作遵循“谁使用、谁编制”的原则。
3.6证实体系有效运行的记录：由使用部门根据实际需要进行编制；记录的编制、审批人员权限， 根据该表单引出文件编制、审批权限执行。 4、程序
4.1受控文件的范围
4.1.1按文件性质区分：体系管理文件：手册、程序文件、三阶文件、记录等；产品技术类文件：PCB 装配图、BOM、SOP、技术标准、采购标准、技术通知单、检验指导/规范等
4.1.2按文件来自内外部性质区分：内部文件：体系文件、产品技术文件等；外部文件：客户提供的 文件资料、供应商提供的文件资料、法律法规、行业标准等
4.1.3受控记录：包括证实质量-环境体系持续有效运行的记录，如管理评审、内部审核等过程中 所要求的记录以及证实过程和产品符合体系要求的记录，如产品实现过程中的过程控制记录、 质量检验记录等。
4.2受控文件及记录的编制、审批、发放、使用、归档管理 4.2.1受控文件及记录的编制与审批
a、文件记录制订要求与格式，参照《文件记录编制/编号/版本管理规范》：文件的编写审批权限按本
第 2 页 共 6 页
程序3.4条规定实施。
b、体系文件的会签采用方式：不走电子流程的文件需要有相关权限人员在《体系文件会签单》上进
行签名确认，最后由相应权限人员进行审批签字即可生效。会签相关人员综合评价文件之适宜性、
可行性，以及与相关文件接口关系。
c、记录表格的编制：记录表格的设计要求可操作、可追溯、栏目明确，格式便于填写，表格编写由 文件的编制部门负责；所有记录表格必须经体系维护人员审核后方可进行印刷。 4.2.2文件的发放管理
a、现场使用的纸档受控文件发行：
文控中心按分发要求复印发行份数（根据文件封页注明的配发部门，一般首次发行为一份/部门， 其它各单位不得擅自复印），封页及每页均盖红色“管理受控”印章，封页加盖“分发号”以示 区分发行部门；
b、1)部门签收：接收文件文部门文件管理员于文件接收时在文件发行记录表中确认签收，各部门文
件文件管理人员记录本部门关联的文件清单。
2)原稿保存：文控中心保存原稿。
c、如额外使用受控文件（超出文件发行规定数量或范围的）或发外文件的，由使用文件部门填写 《文件使用记录表》经体系管理人员批准后，按照上述a)条例执行。
d、纸档文件破损严重需换新或不慎丢失时需重新申请，按照上述c)条例执行，文件管理员核实后方 可补发文件；补发丢失的文件时，文件管理员应给予新的分发号，注明丢失文件的分发号作废， 必要时将作废文件的分发号通知有关部门，防止误用。 4.2.3文件与记录的使用
a、确保在使用处获得文件/记录的有效适用版本，适当时，新制定文件在使用前由文件编制部门组织 培训，以确保文件的正确使用。
b、受控文件/记录应保持清晰、便于识别、易于查找，不得私自进行涂改。
c、记录人员须严格按照相关程序文件或作业文件要求及时填写记录中相关项，填写的内容必须保持 完整，字体清晰，并在填制人、审批人栏中按要求签署姓名，填写相应日期。
d、流转中的记录在交换时必须进行自检与互检，以防漏填、误填。如发现流转中的记录污损或遗失 应及时报告发文部门，以便及时补上或修复。 4.2.4文件的归档管理
a、纸档文件归档管理：文控中心管理员打印一套体系文件纸档文件原稿保存于文控中心，未经允许， 任何个人不得拿取。
b、记录的归档、保存：部门设专人对本部门的记录进行编目归档，做好标识以便于检索。记录要提供 适宜的环境保存，注意防火、防潮、防损、防遗失，保存期限按《文件记录管理清单》规定执行。 d、文控中心管理者负责编制公司《文件记录管理清单》且定期更新，经审批后进行归档。 4.3文件和记录的修改、换版及作废管理
4.3.1当文件由于实际情况进行修改时，由申请部门填写《文件更改申请单》，并如实填写修改情况，
第 3 页 共 6 页
之后进入归档流程（归档工作按照4.2.4纸档文件的归档管理执行）。
4.3.2文件修订工作原则上由原编制部门负责（或因组织变动而接管此部门工作的部门负责），文件修 改发布前应征集相关部门的意见，必要时需组织相关人员对文件进行讨论和评审，确保文件内容 的适宜性。
4.3.3当公司组织结构、产品、工作流程及相关法律法规等发生改变时，需对体系文件进行评审修订。 4.3.4所有受控文件不允许在文件上直接进行涂改，应采取修改后重新受控、下发的方法进行，文件版
本需采取升级版本的方式，此时版本的修改序号从“0”开始依次升级。
4.3.5旧版“受控文件”文件作废时，现场使用的纸档“受控文件”作废时由文控中心负责收回立即销
毁，文控中心的纸档文件原稿每页盖作废标识，与最新版有效文件区别保存供参考，作废纸档文件一般保留时间不超过一年。若部门需作废文件参考，填写《文件使用记录表》经管理者代表审批后， 由文控中心将作废文件原稿复印加盖“参考文件”印章后方可参考使用。
4.3.6记录的销毁：各部门每年对记录进行整理，将超过保存期限的及时销毁。 4.4外部文件的控制
4.4.1国际标准、国家标准、企业标准等文件由对口部门接收转交文控中心签收，外来文件之发放、 使用、回收等管控方法同内部文件管理方法。
4.4.2顾客、供应商提供的文件由对口部门接收交由文控中心登记归档，按照本程序规定进行控制。 当顾客提供的文件直接用于顾客产品的生产时，文件的更改应获得顾客的同意。 4.5文件记录保密:
各部门必须对公司的文件和资料严格保密，任何人不得私自复制或提取。如果因工作需要将文件带离公司，需填写《文件使用记录表》经管理者代表书面同意方可放行。
4.6记录表格在填写时，必须按要求填写，一般不空缺，不便填写的用斜线表示；填写时应保证记录的 准确、可信和表面的整洁，应避免涂改，如有涂改时应签名确认。记录用于追溯，提供是否的符合证 据，供需要时可以查阅。除本公司权责人员及体系维护人员有权调用之外，其他任何人未征得所在 部门负责人同意，不得调用。 5、附件
6.1附件一：文件管理流程图
6.2附件二：文件管理印章标识说明 6、记录
6.1《文件记录管理清单》 FDBT-DOCFORM-001-A 6.3《文件更改申请单》 FDBT-DOCFORM-002-A 6.2《文件使用记录表》 FDBT-DOCFORM-003-A
第 4 页 共 6 页
附件一：文件管理流程 步骤 流程图 责任部门 体系管理组 使用部门 NG 相关记录 文件记录管理清单 备注 根据文件编写权限执行 文件涉及相关部门进行审阅，必要时进行讨论 编写 文件编制 会签 文件会签 文件涉及相关部门 文件会签单 NG OK 审批 文件审核 审批 OK 根据文件类别审核/审批权限执行 文件会签单 发行 归档 修订 归档发行 文件管理部门 文件使用部门 文件管理部门 文件使用部门 文件管理部门 文件使用记录表 文件修订 文件更改申请单 文件使用记录表 文件作废 回收销毁 作废 旧版标识备用
附件二：文件管理印章使用说明 № 印章样式 颜色 说明 第 5 页 共 6 页
1 受控文件指受管控的文件，通常是指公司重要文件，对其管理受控 2 红色 发放、审核、批准等都有明确的规定。受控文件包括外来文件，而外来文件不一定是受控文件。 旧版作废 红色 注：文件在版本升级后加盖“旧版作废”印章，文件如有必要可保存以备查询。 3 试产版本，一般用产品技术文件资料，试产完成后文件失小批试制用件 效 红色
第 6 页 共 6 页
因篇幅问题不能全部显示，请点此查看更多更全内容